1. Tìm nguồn hàng Trung Quốc​

Bạn có thể tìm nguồn hàng trên các website thương mại điện tử Trung Quốc như:

• 1688.com (chuyên bán sỉ)
• Taobao.com (bán lẻ, nhiều mẫu mã)
• Tmall.com (hàng thương hiệu)
• Alibaba.com (nguồn hàng xuất khẩu)

Trong đó, 1688 và Taobao là hai nguồn hàng được nhiều shop Việt Nam sử dụng nhất.

2. Tạo tài khoản và tìm sản phẩm​

Bạn cần tạo tài khoản trên Taobao hoặc 1688, sau đó có thể tìm sản phẩm bằng:

• Tìm bằng từ khóa tiếng Trung
• Tìm bằng hình ảnh
• Tìm theo link sản phẩm

Nên chọn shop có:

• Nhiều năm hoạt động
• Nhiều đánh giá tốt
• Có huy hiệu shop uy tín
• Số lượng giao dịch cao

3. Đặt hàng và thanh toán​

Sau khi chọn sản phẩm, bạn tiến hành đặt hàng. Các sàn Trung Quốc thường thanh toán qua:

• Alipay
• WeChat Pay
• Chuyển khoản ngân hàng Trung Quốc

Đây là bước khó với nhiều người vì cần tài khoản thanh toán Trung Quốc.

4. Vận chuyển hàng về Việt Nam​

Các shop Trung Quốc thường chỉ ship nội địa Trung Quốc, vì vậy bạn cần:

• Có địa chỉ kho nhận hàng tại Trung Quốc
• Sau đó vận chuyển từ Trung Quốc về Việt Nam thông qua đơn vị vận chuyển

Thời gian vận chuyển thường khoảng 3 – 5 ngày (đường bộ) sau khi hàng xuất kho Trung Quốc.

Giải pháp cho người mới nhập hàng Trung Quốc​

Với người mới, giải pháp đơn giản nhất là sử dụng dịch vụ cách nhập hàng Trung Quốc thông qua đơn vị logistics để được hỗ trợ toàn bộ các bước:

• Tìm nguồn hàng
• Đặt hàng
• Thanh toán hộ
• Kiểm tra hàng
• Vận chuyển về Việt Nam
• Làm thủ tục hải quan

Công ty Yến China hiện cung cấp dịch vụ nhập hàng Trung Quốc trọn gói, có kho tại Trung Quốc và Việt Nam, hỗ trợ tìm nguồn hàng tận gốc, kiểm hàng tại kho, vận chuyển chính ngạch về Việt Nam chỉ từ 3 – 5 ngày, chi phí minh bạch và có hệ thống tracking đơn hàng.

Trên đây là hướng dẫn cách nhập hàng Trung Quốc cho người mới. Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh và chưa có kinh nghiệm nhập hàng, bạn nên tìm hiểu kỹ quy trình hoặc sử dụng dịch vụ nhập hàng trọn gói để tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro.

Làm chứng từ xuất nhập khẩu đường biển, hai thuật ngữ House Bill (HBL) và Master Bill (MBL) đã trở nên quá quen thuộc đối với nhiều người. Tuy nhiên, dẫu biết ý nghĩa của hai chứng từ này là khác nhau, nhưng trong một số trường hợp nhiều doanh nghiệp vẫn thường đi kèm cả hai loại vận đơn khi xuất khẩu lô hàng

Vậy House Bill và Master Bill là gì và có bắt buộc phải nộp kèm cả hai vận đơn này không? Hãy cùng ASL Logistic giải đáp thắc mắc thường gặp của doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!

2. Vai trò của House Bill Và Master Bill?​

Master Bill (MBL) – Vận đơn do hãng tàu phát hành​

Master Bill of Lading là vận đơn do hãng tàu (hoặc đại lý của hãng tàu) cấp cho bên trực tiếp đặt chỗ (booking). Bên booking có thể là chủ hàng hoặc công ty giao nhận (forwarder). MBL là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển giữa hãng tàu và bên booking.

House Bill (HBL) – Vận đơn do forwarder phát hành​

House Bill of Lading là vận đơn do forwarder cấp cho khách hàng của mình. Trên HBL ghi thông tin người gửi hàng và người nhận hàng thực tế. Đây là chứng từ làm việc chính giữa forwarder và chủ hàng.

** Lưu ý·Về lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O):

Khi đi bằng Master Bill: Người mua chỉ cần cầm MBL gốc (hoặc surrender bill) đến thẳng văn phòng hãng tàu đóng local charge và lấy D/O ra cảng lấy hàng.

Khi đi bằng House Bill: Đại lý của Forwarder tại cảng đến sẽ dùng MBL lấy D/O của hãng tàu trước. Sau đó, người mua mang HBL đến văn phòng của Forwarder này để đóng phí lấy D/O thứ cấp (thường gọi là Sub D/O hoặc Lệnh nối) mới có thể mang ra mở tờ khai lấy hàng tại cảng.

Ngoài ra, nếu quý khách vẫn còn thắc mắc về hai loại Master và House bill, C/O hay HS code. Quý khách có thể liên hệ thêm với dịch vụ khai thuê hải quan của ASL để được tư vấn thêm.​

3. Khi nào nên dùng Master Bill, khi nào nên dùng House Bill?​

Chọn đúng loại vận đơn giúp doanh nghiệp vừa bảo đảm an toàn trong giao dịch, vừa tiết kiệm thời gian và chi phí lưu kho bãi.

Nên dùng Master Bill (MBL) khi nào?​

• Hàng nguyên container (FCL) đi tuyến gần hoặc làm việc trực tiếp với hãng tàu: Với các tuyến ngắn như Đông Nam Á, Trung Quốc, Nhật Bản, chủ hàng thường muốn nhận D/O thật nhanh để tránh phát sinh phí DEM/DET. Dùng MBL giúp rút ngắn khâu trung gian.
• Thanh toán bằng L/C (thư tín dụng): Ngân hàng thường ưu tiên vận đơn do hãng tàu phát hành. Một số L/C còn ghi rõ "House Bill of Lading is not acceptable". Trong trường hợp này, bạn bắt buộc phải yêu cầu forwarder lấy MBL và đứng tên bạn là Shipper.
• Chủ hàng lớn có Service Contract trực tiếp với hãng tàu: Doanh nghiệp được hưởng mức cước ưu đãi theo sản lượng và không phải đi qua đơn vị trung gian.

Nên dùng House Bill (HBL) khi nào?​

• Hàng lẻ gom chung (LCL): Hàng chưa đủ một container phải giao vào kho CFS thông qua forwarder gom hàng (consolidator), và chủ hàng sẽ nhận HBL.
• Thương mại ba bên (Cross Trade) cần Switch Bill: Doanh nghiệp mua hàng từ nước thứ hai rồi bán thẳng cho đối tác ở nước thứ ba, và muốn che thông tin nhà sản xuất gốc cũng như giá trị lô hàng.
• Hàng cần quản lý chứng từ linh hoạt: Những mặt hàng dễ sai sót thông tin như tên hàng kỹ thuật, quy cách đóng gói, số kiện, hoặc cần điều chỉnh ngày phát hành bill để kịp hạn nộp L/C. Làm việc qua forwarder giúp việc chỉnh sửa chứng từ nhanh hơn nhiều.

**Không chỉ ở vận tải biển, đối với vận chuyển bằng hàng không hai loại vận đơn này còn được biết đến với tên gọi là HAWB - House Air Waybill hay MAWB - Master Air Waybill.

Nếu Quý khách đang có nhu cầu vận chuyển hàng hóa quan trọng trong thời gian ngắn bằng đường hàng không. ASL Logisitcs có thể hỗ trợ tư vấn Quý khách vận chuyển hàng hóa với chi phí và thời gian tối ưu nhất

4. Vì Sao Forwarder Thường Dùng Cả HBL Và MBL?​

Để gom hàng lẻ (LCL). Forwarder gom hàng của nhiều chủ hàng vào chung một container. Hãng tàu chỉ cấp một MBL cho cả container, còn forwarder cấp nhiều HBL cho từng chủ hàng. Nhờ vậy mỗi chủ hàng có chứng từ riêng và việc quản lý hàng hóa rõ ràng hơn.

Để cung cấp dịch vụ trọn gói. Với dịch vụ door to door, forwarder điều phối toàn bộ hành trình từ kho người gửi đến kho người nhận. HBL là chứng từ giúp forwarder quản lý và thỏa thuận điều kiện giao nhận với khách hàng.

Ngoài ra, nếu quý khách đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa (FCL) hay (LCL) bằng đường biển. ASL Logistic hiện cung cấp giải pháp vận chuyển đường biển trọn gói (door-to-door) từ Việt Nam sang Mỹ với chi phí cạnh tranh nhất.

5. Master Bill Có Quan Trọng Hơn House Bill Không?​

Không thể nói loại nào "quan trọng hơn", vì mỗi loại phục vụ một mối quan hệ khác nhau.

• Góc độ pháp lý: MBL do hãng tàu phát hành nên được công nhận rộng rãi trong giao dịch quốc tế. Trong thanh toán L/C, bộ chứng từ thường dùng vận đơn của hãng tàu. Tuy nhiên, HBL vẫn có thể được chấp nhận nếu L/C cho phép, nên bạn cần đọc kỹ điều khoản L/C với ngân hàng.
• Góc độ vận hành: Với chủ hàng thuê forwarder, HBL là chứng từ họ làm việc trực tiếp, thể hiện người gửi, người nhận và điều kiện giao nhận.

6. Kết Luận​

House Bill và Master Bill không phải lúc nào cũng đi cùng nhau. Làm việc trực tiếp với hãng tàu thì chỉ có MBL. Thuê forwarder thì thường có cả HBL và MBL, đặc biệt với hàng LCL và dịch vụ trọn gói. Hiểu đúng vai trò của từng loại vận đơn giúp bạn xử lý chứng từ chính xác hơn, tránh phát sinh chi phí và rủi ro khi giao nhận.

Với 22 năm kinh nghiệm trong ngành logistics, ASL Logistics cung cấp giải pháp vận chuyển hàng hóa đa phương thức gồm đường biển, đường hàng không và đường bộ, đáp ứng nhu cầu vận chuyển FCL và LCL.

Bên cạnh vận chuyển, đội ngũ chứng từ chuyên nghiệp của ASL hỗ trợ kiểm tra, kiểm soát hồ sơ và phối hợp các khâu trong quá trình vận chuyển, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tối ưu chi phí và đảm bảo tiến độ lô hàng theo đúng phương châm cốt lõi của chúng tôi:

Hiệu quả cao – Chi phí thấp – Nhanh chóng và Uy tín.

Xem thêm các dịch vụ Logistics của ASL Logistics: https://asl-corp.com.vn/

Sau đó mình có khai sửa tờ khai AMA thuế VAT 8% và đã được duyệt. Mình có 9 TK bị khai sai thuế VAT, hiện tại 4 TK đã được hoàn ở cơ quan thuế, 5 TK chưa mang đi hoàn, Nhưng hải quan nói chỉ những TK chưa hoàn thuế VAT ở thuế nội địa mới được hoàn thuế VAT nộp thừa ở hải quan thôi.

Tức là được hoàn 5 TK thôi. Có văn bản nào quy định việc này không mọi người?

Tôi chỉ có tấm bằng đại học trong tay — không phải bằng thạc sĩ, cũng chưa từng học cao học — và thời đi học, tôi cũng không phải là một sinh viên nổi bật gì trong lớp. Tôi có thể là hình ảnh đại diện của phần lớn sinh viên hiện nay, vì vậy bạn cũng không cần cảm thấy thiếu tự tin, nhưng bạn cần cố gắng!​

Tôi quyết định đi làm đúng chuyên ngành mình đã học, dù mức lương ban đầu không hề cao:

• Tôi đã đến các cảng biển Hải Phòng, đứng chờ hàng giờ ở các chi cục hải quan Hà Nội, Nội Bài,
• Làm việc ở vị trí sale logistics
• Tiếp tục làm sale xuất khẩu, đến khai báo hải quan.
• Bắt đầu có những người bạn, đồng nghiệp dễ thương, thân thiện, là những người đồng hành tới bây giờ (giá trị nằm ngoài công việc, tôi nghĩ thế)

Không ai dạy tôi một cách bài bản — vì thời điểm đó cũng không có nhiều khóa học như bây giờ, còn là thời kì quá độ từ từ khai giấy, phần mềm khai cũ lên ECUS5/ VNACCS/ VCIS. Tôi học bằng cách làm, bằng cách va vấp, ngồi hàng giờ tới cả ngày ở chi cục hải quan chờ thông quan, và tự mình rút ra bài học sau mỗi lần sai.

Cứ như thế, từng chút một, từng vị trí một, tôi dần hình thành nên một vòng tròn khép kín về logistics và xuất nhập khẩu trong đầu mình — không phải từ sách vở, mà từ chính những gì tôi đã đi qua, đã va chạm, đã tự tay làm hàng trăm, hàng nghìn lần.

Dần dần tôi cũng bắt đầu khởi nghiệp trong lĩnh vực vận chuyển quốc tế trên con đường của mình — không phải từ một bản kế hoạch kinh doanh hoàn hảo, mà từ hàng trăm lần điều chỉnh sau khi va vấp, được xây dựng bởi chính một người từng không có gì nổi bật ngoài sự không ngại khó, ngại khổ.

Tôi kể câu chuyện này không phải để nói rằng con đường của tôi là dễ dàng, hay tôi có gì đó đặc biệt hơn người khác. Ngược lại — chính vì tôi không có gì đặc biệt, không bằng cấp cao, không nổi bật thời đi học, không may mắn có sẵn công cụ hay nền tảng như thế hệ bây giờ, mà tôi càng hiểu rõ hơn ai hết: điều duy nhất tạo nên sự khác biệt là thời gian bạn bỏ ra để va vấp và rút kinh nghiệm.

Nếu bạn cũng đang ở giai đoạn hoang mang không biết bắt đầu từ đâu, hay đang tự hỏi liệu mình có đủ "nổi bật" để làm được điều gì đó lớn — tôi chỉ muốn nói với bạn một điều: tôi cũng từng không nổi bật. Và điều đó chưa bao giờ là lý do để dừng lại.

• Tìm nguồn hàng uy tín
• Thủ tục thông quan nhanh chóng
• Vận chuyển an toàn, hiệu quả
• Hỗ trợ thanh toán hộ Alipay

Hãy để Yến China Logistics giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian và đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi nhất!
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và sử dụng dịch vụ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc!

• Hotline: 0395 488 506
• Website: yenchina.vn

Trong vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, Cut-off là những mốc thời gian quan trọng mà doanh nghiệp cần kiểm soát để đảm bảo container được tiếp nhận và xếp lên đúng chuyến tàu. Trong đó, ba mốc thường gặp nhất là DOC Cut-off, VGM Cut-off và Port Cargo Cut-off.

Mỗi loại Cut-off có một mục đích khác nhau: DOC Cut-off liên quan đến chứng từ, VGM Cut-off liên quan đến trọng lượng container và Port Cargo Cut-off liên quan đến thời hạn hạ container tại cảng. Việc không hoàn thành đúng một trong các mốc này có thể khiến lô hàng phát sinh chi phí hoặc thậm chí bị rớt tàu.

2.DOC Cut-off là gì?​

DOC Cut-off (Documentation Cut-off) là thời hạn cuối cùng để shipper hoặc forwarder gửi đầy đủ thông tin và chứng từ lô hàng cho hãng tàu.

Các thông tin thường được yêu cầu bao gồm:

• Thông tin Shipper.
• Thông tin Consignee.
• Notify Party.
• Tên hàng và mô tả hàng hóa.
• Số lượng, trọng lượng.
• Số container và số seal.
• Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng.
• Shipping Instruction (SI).
• Các thông tin cần thiết để hãng tàu khai manifest và phát hành vận đơn.

DOC Cut-off có quan trọng không?​

DOC Cut-off giúp hãng tàu có đủ thời gian xử lý thông tin, khai báo manifest và chuẩn bị chứng từ cho chuyến tàu.

Nếu doanh nghiệp gửi thông tin sau thời hạn DOC Cut-off, có thể phát sinh:

• Phí sửa SI.
• Phí chỉnh sửa manifest.
• Phí khai bổ sung.
• Chậm phát hành vận đơn.
• Trong một số trường hợp, ảnh hưởng đến kế hoạch xếp tàu.

Do đó, doanh nghiệp nên hoàn thiện Shipping Instruction và các thông tin liên quan càng sớm càng tốt thay vì chờ đến sát thời hạn.

Hiểu đơn giản: DOC Cut-off là hạn cuối để hoàn thành và gửi thông tin chứng từ cho hãng tàu.

Nếu Quý khách gặp khó khăn trong việc xác định các loại chứng từ cần thiết khi làm thủ tục xuất nhập khẩu, ASL Logistics cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan, hỗ trợ kiểm tra chứng từ, tư vấn các vấn đề liên quan và thực hiện khai báo hải quan, góp phần đảm bảo tiến độ thông quan và giao hàng.

3. VGM Cut-off là gì?​

VGM (Verified Gross Mass) là khối lượng toàn bộ container sau khi đã đóng hàng và được xác nhận theo quy định.

VGM bao gồm: Trọng lượng hàng hóa + bao bì, vật liệu chèn lót + trọng lượng vỏ container.

VGM Cut-off là thời hạn cuối cùng để shipper khai báo VGM cho hãng tàu hoặc hệ thống được chỉ định.

Ví dụ về VGM​

Một container có:

• Hàng hóa: 20.000 kg.
• Bao bì và vật liệu chèn lót: 300 kg.
• Vỏ container: 3.700 kg.

VGM của container là:

20.000 + 300 + 3.700 = 24.000 kg.

Đặc biệt, với hàng lẻ (LCL), hàng hóa được gom cùng nhiều lô hàng khác để đóng chung container. Vì vậy, việc cung cấp thông tin trọng lượng chính xác và đúng thời hạn càng quan trọng để đơn vị gom hàng có thể lập kế hoạch đóng container và khai báo VGM cho container consol.

Nếu doanh nghiệp chưa đủ hàng để đóng nguyên container, dịch vụ vận chuyển hàng lẻ (LCL) của ASL Logistics giúp doanh nghiệp linh hoạt gom hàng, tối ưu chi phí và kết nối hàng hóa đến nhiều điểm đến quốc tế.

Điều gì xảy ra nếu trễ VGM Cut-off?

Nếu doanh nghiệp không cung cấp VGM đúng thời hạn, container có thể gặp vấn đề trong quá trình tiếp nhận và xếp tàu. Tùy quy định của hãng tàu và cảng, doanh nghiệp có thể phải khai bổ sung hoặc phát sinh chi phí liên quan.

Hiểu đơn giản: VGM Cut-off là hạn cuối để khai báo trọng lượng xác nhận của container.

4. Port Cargo Cut-off là gì?​

Port Cargo Cut-off là thời hạn cuối cùng để container hàng xuất được đưa vào cảng hoặc bãi container theo yêu cầu của chuyến tàu.

Đây là mốc thời gian đặc biệt quan trọng đối với shipper và đơn vị vận chuyển nội địa.

Ví dụ, nếu Port Cargo Cut-off của một chuyến tàu là 18:00 ngày 15/09, container phải được hạ vào cảng trước thời điểm này theo quy định của cảng/hãng tàu.

Nếu container đến cảng sau Cut-off, container có thể không được tiếp nhận cho chuyến tàu đã đăng ký.

Vì sao Port Cargo Cut-off dễ gây rớt tàu?​

Khác với DOC và VGM, Port Cargo Cut-off phụ thuộc trực tiếp vào quá trình vận chuyển container thực tế.

Doanh nghiệp có thể đã:

• Hoàn thành booking.
• Gửi SI đúng hạn.
• Khai VGM đúng hạn.

Nhưng nếu xe chở container đến cảng quá muộn thì container vẫn có nguy cơ không kịp chuyến tàu.

Các nguyên nhân thường gặp gồm:

• Kẹt xe.
• Ùn tắc tại cổng cảng.
• Thiếu xe hoặc tài xế.
• Đóng hàng chậm.
• Container lấy rỗng muộn.
• Phát sinh sự cố trong quá trình vận chuyển.
• Doanh nghiệp không dự trù thời gian dự phòng.

Hiểu đơn giản: Port Cargo Cut-off là hạn cuối để hạ container vào cảng.

5. Kết luận​

DOC Cut-off – VGM Cut-off – Port Cargo Cut-off là 3 mốc thời gian quan trọng mà doanh nghiệp cần kiểm soát khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Mỗi mốc liên quan đến một công việc khác nhau, nhưng đều ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và khả năng lên tàu của lô hàng.

Với 22 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics, ASL Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tư vấn, kiểm soát chứng từ và tổ chức vận chuyển, hướng đến hạn chế rủi ro và đảm bảo lô hàng đi đúng kế hoạch với phương châm:
Hiệu quả cao - Chi phí thấp - Nhanh chóng và Uy tín.

Xem thêm về các dịch vụ của ASL: https://asl-corp.com.vn/

Công bố hợp quy là hoạt động bắt buộc của tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu sản phẩm, hàng hóa nhóm 2, theo đó tổ chức/cá nhân đó tự cam kết và chịu trách nhiệm về việc sản phẩm, hàng hóa của mình phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng, sau đó đăng ký bản cam kết này với cơ quan quản lý chuyên ngành.

Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN (ngày 09/4/2026, hiệu lực 25/5/2026) và Nghị định 22/2026/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật:

Công bố hợp quy là hoạt động bắt buộc; kết quả công bố hợp quy là cam kết của tổ chức, cá nhân về sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Tổ chức, cá nhân hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả công bố.

Phân biệt: Công bố hợp quy, Hợp chuẩn và Chứng nhận hợp quy

Lưu ý quan trọng: Thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy từ cơ quan chuyên ngành chỉ ghi nhận sự cam kết của doanh nghiệp, không có giá trị chứng nhận sản phẩm đạt chất lượng. Trách nhiệm pháp lý hoàn toàn thuộc về tổ chức, cá nhân công bố.

2. Vì sao phải công bố hợp quy cho sản phẩm?

Trong thương mại quốc tế và nội địa, công bố hợp quy đóng vai trò là "hộ chiếu pháp lý" giúp sản phẩm được phép lưu thông trên thị trường Việt Nam. Đây là yêu cầu xuất phát từ cả pháp lý lẫn thực tiễn kinh doanh:

Căn cứ pháp lý bắt buộc

• Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật (Luật số 68/2006/QH11, sửa đổi bổ sung bởi Luật số 35/2018/QH14 và Luật số 70/2025/QH15) – quy định công bố hợp quy là nghĩa vụ bắt buộc đối với hàng hóa nhóm 2.
• Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa (Luật số 05/2007/QH12, sửa đổi bởi Luật số 78/2025/QH15) – xác định hàng hóa nhóm 2 phải được kiểm soát chất lượng trước khi đưa ra thị trường.
• Nghị định 22/2026/NĐ-CP – hướng dẫn chi tiết thi hành quy định về công bố hợp chuẩn, hợp quy.
• Thông tư 14/2026/TT-BKHCN (hiệu lực 25/5/2026) – quy định mới nhất về trình tự, phương thức đánh giá sự phù hợp và mẫu hồ sơ công bố hợp quy.

Hậu quả khi không thực hiện công bố hợp quy sản phẩm

3. Danh sách các sản phẩm phải làm công bố hợp quy

Theo Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa (Luật số 78/2025/QH15), hàng hóa được phân thành 2 nhóm. Chỉ hàng hóa nhóm 2 – tức hàng hóa có khả năng gây mất an toàn – mới phải thực hiện công bố hợp quy bắt buộc theo các QCVN do Bộ quản lý ngành ban hành. Dưới đây là các nhóm sản phẩm chính:

Lưu ý: Danh mục trên mang tính đại diện. Doanh nghiệp cần tra cứu chính xác QCVN áp dụng cho từng loại sản phẩm cụ thể tại Cổng thông tin của Bộ quản lý ngành hoặc liên hệ cơ quan chuyên ngành. Một số sản phẩm được miễn công bố hợp quy theo Khoản 2 Điều 48 Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật (sửa đổi 2025) khi đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý chất lượng theo pháp luật chuyên ngành.

4. Các biện pháp công bố hợp quy

Theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN và quy định hiện hành, công bố hợp quy có thể thực hiện dựa trên một trong các biện pháp (phương thức đánh giá sự phù hợp) sau đây. Mỗi biện pháp phù hợp với từng loại sản phẩm và mức độ rủi ro khác nhau:

Thực tiễn quan trọng: Phương thức đánh giá cụ thể phải áp dụng theo yêu cầu của từng QCVN tương ứng với sản phẩm. Không phải doanh nghiệp tự chọn phương thức – QCVN quy định rõ phương thức nào được áp dụng. Ví dụ: QCVN 16:2023/BXD yêu cầu phương thức 5 (chứng nhận sản phẩm) với vật liệu xây dựng nhóm rủi ro cao, nhưng cho phép phương thức 1 (tự đánh giá) với nhóm rủi ro trung bình.

5. Những chứng từ và giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục công bố hợp quy

Hồ sơ thủ tục công bố hợp quy gồm 2 nhóm tài liệu chính: hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và hồ sơ kỹ thuật sản phẩm. Cụ thể theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN:

6. Quy trình công bố hợp quy đối với hàng trong nước và hàng nhập khẩu

Căn cứ Thông tư 14/2026/TT-BKHCN và quy định chuyên ngành, quy trình công bố hợp quy được thực hiện theo 2 trường hợp như sau:

6.1. Quy trình công bố hợp quy đối với hàng hóa sản xuất trong nước

Bước 1: Xác định QCVN và phương thức đánh giá áp dụng

Tra cứu quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng với sản phẩm tại Cổng thông tin của Bộ quản lý ngành. Xác định phương thức đánh giá sự phù hợp bắt buộc theo từng QCVN (ví dụ: phương thức 1 – tự đánh giá, hay phương thức 5 – chứng nhận có giám sát). Đây là bước quan trọng nhất, quyết định toàn bộ lộ trình thực hiện.

Bước 2: Thực hiện đánh giá sự phù hợp

- Nếu tự đánh giá (Biện pháp 1): Lấy mẫu sản phẩm đại diện, gửi thử nghiệm tại phòng thử nghiệm được công nhận VILAS hoặc được chỉ định. Lập Báo cáo tự đánh giá hợp quy theo Mẫu Phụ lục V TT14/2026.
- Nếu chứng nhận bên thứ ba (Biện pháp 2): Liên hệ tổ chức chứng nhận được Bộ chỉ định (ví dụ: QUATEST 1/2/3, QUACERT, TÜV Rheinland, Bureau Veritas, SGS...). Tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá và cấp Giấy chứng nhận hợp quy.

Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký công bố hợp quy

Tổng hợp đầy đủ hồ sơ theo danh mục tại Mục 5. Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện hoặc qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến đến cơ quan chuyên ngành được phân cấp (tùy ngành: Sở Công Thương, Chi cục TCĐLCL tỉnh, Sở Xây dựng, Sở Y tế...). Lệ phí nộp theo quy định của từng Bộ.

Bước 4: Cơ quan chuyên ngành kiểm tra hồ sơ và tiếp nhận

- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ: nếu thiếu, cơ quan thông báo văn bản yêu cầu bổ sung.
- Trong vòng 05 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ: cơ quan kiểm tra tính hợp lệ, ban hành Thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy.
- Nếu hồ sơ không hợp lệ: cơ quan ban hành Thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không tiếp nhận.

Bước 5: Gắn dấu hợp quy CR và đưa sản phẩm ra thị trường

Sau khi nhận được Thông báo tiếp nhận, doanh nghiệp được phép gắn dấu hợp quy CR lên sản phẩm/bao bì theo đúng kích thước, tỷ lệ và vị trí quy định tại Phụ lục I TT14/2026. Sản phẩm chính thức được phép lưu thông trên thị trường. Doanh nghiệp có nghĩa vụ duy trì sự phù hợp trong suốt quá trình lưu thông và chịu sự thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước.

6.2. Quy trình công bố hợp quy đối với hàng hóa nhập khẩu

Đối với hàng nhập khẩu, thủ tục công bố hợp quy gắn liền với quy trình kiểm tra nhà nước về chất lượng tại cửa khẩu. Quy trình áp dụng theo từng trường hợp:

Bước 1: Xác định hàng hóa nhóm 2 và QCVN áp dụng

Kiểm tra xem sản phẩm nhập khẩu có thuộc danh mục hàng hóa nhóm 2 bắt buộc công bố hợp quy không. Tra cứu HS code và đối chiếu với danh mục của Bộ quản lý ngành. Xác định cơ quan kiểm tra có thẩm quyền (tùy ngành hàng).

Bước 2: Thực hiện đánh giá sự phù hợp trước khi nhập khẩu (khuyến nghị)

- Trường hợp đã có Giấy chứng nhận hợp quy (từ lần trước hoặc do tổ chức quốc tế được thừa nhận cấp): Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu và đăng ký kiểm tra tại Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW).
- Trường hợp chưa có Giấy chứng nhận hợp quy: Lấy mẫu thử nghiệm tại phòng thử nghiệm được công nhận hoặc thuê tổ chức chứng nhận được chỉ định đánh giá. Khuyến nghị thực hiện tại nước xuất khẩu trước khi tàu chạy.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký bản công bố hợp quy

Tổ chức, cá nhân nhập khẩu nộp hồ sơ đăng ký bản công bố hợp quy thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW) hoặc trực tiếp tại cơ quan kiểm tra chuyên ngành tại cảng/cửa khẩu nhập. Hàng hóa đã đăng ký bản công bố hợp quy: các lần nhập khẩu tiếp theo được sử dụng mã số đăng ký để thực hiện thủ tục kiểm tra, không cần làm lại từ đầu (theo dự thảo Nghị định mới nhất).

Bước 4: Cơ quan kiểm tra xem xét hồ sơ và thông quan

- Hàng đã có Giấy chứng nhận hợp quy: Cơ quan kiểm tra xem xét hồ sơ trong vòng 01 ngày làm việc. Nếu hợp lệ, cấp thông báo thông quan.
- Hàng chưa có Giấy chứng nhận hợp quy: Doanh nghiệp chọn tổ chức đánh giá sự phù hợp được chỉ định. Lấy mẫu tại cảng, gửi thử nghiệm. Thời gian lưu kho chờ kết quả thử nghiệm thường từ 7–30 ngày (tùy loại sản phẩm). Sau khi có kết quả, cơ quan kiểm tra ban hành thông báo và hàng được thông quan.

Bước 5: Hoàn tất hồ sơ, gắn dấu CR và lưu thông hàng hóa

Sau khi hàng hóa được thông quan và đã được tiếp nhận bản công bố hợp quy, doanh nghiệp gắn dấu CR và nhãn phụ tiếng Việt (nếu cần) trước khi đưa hàng vào phân phối. Lưu giữ toàn bộ hồ sơ ít nhất 05 năm để phục vụ thanh tra, kiểm tra.

7. Chi phí và thời gian cho thủ tục công bố hợp quy

Chi phí và thời gian thực hiện thủ tục công bố hợp quy phụ thuộc vào loại sản phẩm, phương thức đánh giá và tổ chức thực hiện. Bảng dưới đây tổng hợp thông tin tham chiếu phổ biến:

Mẹo tiết kiệm thời gian: Hiệu lực của Thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy thường gắn với thời hạn của Giấy chứng nhận hợp quy (thường 03 năm với chứng nhận bên thứ ba) hoặc theo thời hạn quy định trong QCVN tương ứng. Sau khi hết hạn, doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá lại và đăng ký bản công bố mới. Việc chuẩn bị sớm, kết hợp đánh giá hợp quy với nhà sản xuất tại nước ngoài giúp rút ngắn đáng kể thời gian tổng thể.

• Làm việc tại doanh nghiệp xuất nhập khẩu (Chủ hàng): Trực tiếp quản lý các lô hàng nguyên liệu, máy móc hoặc thành phẩm của chính công ty mình. Điển hình là các doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu (SXXK), doanh nghiệp chế xuất (EPE) hoặc các tập đoàn thương mại lớn.​
• Làm việc tại công ty giao nhận vận tải (Freight Forwarder / Logistics Provider): Đứng tên làm thủ tục cho hàng trăm khách hàng khác nhau với đa dạng chủng loại mặt hàng từ máy móc, hóa chất đến thực phẩm tươi sống.​
• Làm việc tại các Đại lý thủ tục hải quan chuyên trách: Sử dụng chữ ký số của chính đại lý để truyền tờ khai và chịu trách nhiệm pháp lý liên đới trước cơ quan hải quan.​

• Nhân viên khai báo chứng từ (Customs Documentation - Docs/Declarer): Ngồi tại văn phòng, chuyên xử lý số liệu, áp mã số HS code, tính thuế và truyền tờ khai điện tử qua phần mềm.​
• Nhân viên hiện trường hải quan (Customs Operations - OPS / Runner): Có mặt trực tiếp tại các chi cục hải quan cửa khẩu cảng biển, sân bay, kho CFS hoặc cửa khẩu đường bộ để nộp hồ sơ giấy, kiểm hóa và thanh lý bãi.​

II. Chi Tiết Công Việc Của Nhân Viên Khai Báo Hải Quan Văn Phòng (Docs/Declarer)​

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Soát số hóa đơn, ngày phát hành, điều kiện giao hàng Incoterms (FOB, CIF, EXW), đồng tiền thanh toán và trị giá từng dòng hàng.​
• Phiếu đóng gói chi tiết (Packing List): Kiểm tra tổng số kiện, số lượng hàng, quy cách bao bì, trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng tổng (Gross Weight).​
• Vận tải đơn (Bill of Lading / Air Waybill): Kiểm tra tên người gửi (Shipper), người nhận (Consignee), số container, số seal, tên tàu, số chuyến và cảng dỡ hàng.​
• Chứng nhận xuất xứ (C/O): Rà soát tính hợp lệ của mẫu C/O (Form E, Form D, Form EUR.1...), kiểm tra tiêu chí xuất xứ (WO, RVC, CTH) để đảm bảo đủ điều kiện hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt.​

• Dựa vào tài liệu kỹ thuật (Data sheet, Catalogue), thành phần cấu tạo và công dụng của sản phẩm để tra cứu biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành, xác định chính xác mã HS 8 chữ số.​
• Kiểm tra xem mặt hàng có thuộc danh mục cấm xuất nhập khẩu hay không.​
• Xác định mặt hàng có phải xin giấy phép chuyên ngành (bộ Công Thương, bộ Y tế, bộ Nông nghiệp...) hoặc thuộc diện phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, hợp chuẩn hợp quy trước khi thông quan hay không.​

• Khởi tạo tờ khai mới trên phần mềm, nhập các thông tin định danh: Mã đơn vị hải quan tiếp nhận, mã loại hình (A11, A12, E21, E31, B11...), thông tin đối tác, số vận đơn, trị giá hóa đơn, chi phí vận tải (Freight) và bảo hiểm (Insurance) nếu có.​
• Khai chi tiết từng dòng hàng: Mô tả chuẩn tên hàng bằng tiếng Việt kèm model/nhãn hiệu, mã HS code, thuế suất, mã biểu thuế ưu đãi, số lượng, đơn vị tính và trị giá tính thuế.​
• Kiểm tra màn hình tờ khai nháp (lệnh EDA). Cắm USB Chữ ký số của công ty để ký điện tử và gửi chính thức lên hệ thống VNACCS (lệnh EDC).​
• Nhận kết quả phản hồi từ hệ thống: Số tờ khai chính thức, số tiền thuế phải nộp và kết quả phân luồng (Xanh, Vàng hay Đỏ).​

• Nếu lô hàng thuộc diện kiểm dịch thực vật, kiểm tra chất lượng hay an toàn thực phẩm, nhân viên chứng từ phải tạo tài khoản, lập hồ sơ đăng ký trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW) hoặc các cổng dịch vụ công của bộ ngành liên quan trước khi hàng cập cảng.​

III. Chi Tiết Công Việc Của Nhân Viên Hải Quan Hiện Trường (OPS)​

• Đến văn phòng hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận tải xuất trình giấy giới thiệu, vận đơn gốc (nếu có) và đóng các khoản cước phụ phí (THC, CIC, D/O, vệ sinh container...) để nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O).​
• Đăng ký thủ tục làm hàng tại thương vụ cảng: Đóng tiền nâng hạ container, tiền cược vỏ container và đăng ký vị trí hạ bãi hoặc vị trí rút ruột container.​

• Đối với tờ khai luồng Xanh: In tờ mã vạch giám sát (Trang bãi), kiểm tra tiền thuế đã vào hệ thống Kho bạc Nhà nước hay chưa. Sau đó xuống khu vực cổng/bãi giám sát để hải quan quét mã vạch hoàn tất thủ tục qua khu vực giám sát.
  • Mang hồ sơ lên lãnh đạo Chi cục để phân công cán bộ kiểm hóa trực tiếp.​
  • Xuống bãi kiểm hóa của cảng, làm việc với công nhân bãi để điều động xe nâng, gắp container vào vị trí chỉ định.​
  • Thuê công nhân cắt seal chì, mở cửa container, bốc dỡ hàng theo tỷ lệ yêu cầu (soi chiếu máy soi hoặc mở thùng kiểm tra thực tế 5%, 10% hay 100%).​
  • Phối hợp với công chức hải quan đối chiếu thực tế hàng hóa về: Tên hàng, số lượng, nhãn mác (xuất xứ Made in..., tên nhà sản xuất), tình trạng mới/cũ.​
  • Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu, bấm seal mới của hãng tàu và hải quan, lấy chữ ký xác nhận của cán bộ kiểm hóa vào biên bản kiểm tra để thông quan tờ khai.​

• Dẫn cán bộ của các trung tâm giám định (Vinacontrol, Quatest...) hoặc cán bộ kiểm dịch thực vật/động vật xuống hiện trường bãi hàng để tiến hành rạch thùng, rút mẫu phẩm, dán niêm phong mang về phòng xét nghiệm.​

• Giao lệnh giao hàng đã thanh lý cho tài xế xe đầu kéo/xe tải để kéo container ra khỏi cổng cảng về kho của nhà máy.​
• Thu thập toàn bộ biên lai, hóa đơn chi phí tại cảng, phiếu cân hàng và bàn giao lại bộ chứng từ gốc hoàn chỉnh cho phòng kế toán đối soát.​

IV. Bảng So Sánh Hai Mảng Nghiệp Vụ Trong Ngành Khai Báo Hải Quan​

V. Những Kỹ Năng Cần Có Để Trở Thành Nhân Viên Khai Báo Hải Quan Giỏi​

• Văn bản quy phạm pháp luật hải quan biến động liên tục qua các thông tư của bộ Tài chính, bộ Công Thương và các bộ quản lý chuyên ngành.​
• Người làm hải quan phải có thói quen đọc kỹ các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, tra cứu bảng mã HS và các công văn hướng dẫn phân loại áp mã để tư vấn đúng cho doanh nghiệp.​

• Một dấu chấm, dấu phẩy đặt sai vị trí trên hóa đơn hay một chữ số bị đảo lộn trên số container cũng đủ để cả lô hàng bị chặn lại ở cổng cảng. Sự cẩn thận, xem xét từng dòng chữ trước khi truyền dữ liệu là phẩm chất bắt buộc.​

• Trong quá trình làm thủ tục, không phải lúc nào mọi việc cũng diễn ra suôn sẻ. Hàng có thể bị luồng Đỏ đột xuất, hệ thống mạng hải quan bị nghẽn, hoặc tên hàng trên nhãn phụ bị mờ.​
• Người làm hiện trường cần giữ bình tĩnh, nắm chắc quy định để giải trình mạch lạc với cán bộ kiểm tra, đưa ra phương án xử lý nhanh nhất nhằm giải phóng hàng đúng hạn.​

• Sử dụng thành thạo phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS.​
• Xây dựng thói quen lưu trữ hồ sơ khoa học: Sau khi thông quan, toàn bộ tờ khai gốc, mã vạch, hóa đơn, chứng từ nộp thuế phải được scan lưu trữ điện tử và đóng tập bản cứng cẩn thận để sẵn sàng phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan trong vòng 5 năm.​

VI. Bảng Kiểm Tra (Checklist) Hàng Ngày Của Nhân Viên Khai Báo Hải Quan​

• Kiểm tra thông tin tờ khai: Mã loại hình, mã HS, số lượng, trọng lượng và trị giá đã trùng khớp 100% giữa hồ sơ giấy và hệ thống điện tử chưa?​
• Tình trạng nộp thuế: Tiền thuế xuất nhập khẩu/VAT đã được chuyển khoản vào Kho bạc Nhà nước và hệ thống hải quan đã hiển thị trạng thái nộp thuế chưa?​
• Thủ tục chuyên ngành: Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc kiểm dịch đã có số xác nhận để đính kèm lên tờ khai chưa?​
• Lệnh giao hàng và hạn vỏ: Hạn lệnh giao hàng (D/O) và thời gian miễn phí lưu vỏ container (Free time) còn bao nhiêu ngày? Đã bố trí xe kéo kịp hạn chưa?​
• Bàn giao chứng từ: Tờ khai bản gốc đã đóng dấu thông quan, phiếu tiếp nhận kiểm tra chuyên ngành và biên lai lệ phí cảng đã được bàn giao đầy đủ cho bộ phận liên quan chưa?​